ERNE Gruppe modernisiert IT-Onboarding-Prozess mit ServiceNow

Nach der erfolgreichen Einführung der ServiceNow-Plattform bei der ERNE Gruppe, inklusive den ITSM-Prozessen und einem mehrsprachigen, benutzerfreundlichen Mitarbeiter-Portal, sollte der Fokus im nächsten Schritt auf der weiteren Effizienzsteigerung und Systemunterstützung im Backoffice liegen. Da die Bauunternehmung ERNE mit vielen Onboardings von Voll- und Teilzeit- sowie temporären Mitarbeitenden (20–50 Eintritte pro Monat) in den verschiedenen Gruppen und Bereichen konfrontiert ist, sollte dieser Prozess in Zusammenarbeit mit dem HR verschlankt, teilautomatisiert und transparenter gestaltet werden.

Zudem sollte die Komplexität von der Bestimmung der Berechtigungs- und Ausstattungsansprüche basierend auf den verschiedenen Job-Profilen sowie Gruppen-Zugehörigkeiten und Anstellungsbedingungen reduziert werden. Bis anhin wurde dies in diversen umfangreichen Excel-Tabellen und Text-Dokumenten festgehalten und vom HR- sowie IT-Team in jedem Fall einzeln beurteilt. Hinzu kommt, dass System-Schnittstellen fehlten, wodurch Informationen teilweise mehrfach manuell erfasst werden mussten.

Mit der neuen Lösung entfällt für die ERNE Gruppe die bisherige manuelle Pflege von Excel-Tabellen, in denen Ansprüche, Arbeitsschritte und die verantwortlichen Personen erfasst wurden. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit des IT-Onboarding-Prozesses sowohl im HR- als auch im IT-Team. Gleichzeitig entfällt dank der Anbindung von Abacus an die bestehende Systemlandschaft die doppelte Erfassung von Informationen.

Das umfangreiche Wissen über firmenindividuelle Regelungen und Abläufe beim Onboarding wurde in strukturierte Workflows, definierte Regeln und eine systemgestützte Benutzerführung überführt. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass ausschliesslich erfahrene, langjährige Mitarbeitende den Prozess betreuen. Auch neue Agents können diese Aufgaben nun zuverlässig übernehmen und untereinander aufteilen. Zudem ist der Fortschritt des IT-Onboardings für alle Beteiligten wie HR, IT und Vorgesetzter des neuen Mitarbeitenden jederzeit transparent nachvollziehbar. Das reduziert Rückfragen, vereinfacht die Abstimmung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Leistungen FROX AG

Im ersten Schritt hat FROX gemeinsam mit ERNE die bestehende Arbeitsweise im HR und in der IT-Abteilung analysiert. Dabei wurden Verantwortlichkeiten, involvierte Systeme, Arbeitsabläufe, Formulare, Arbeitsanweisungen und Pain Points im Prozess erfasst. Auf Basis dieser Analyse hat FROX eine Prozessberatung durchgeführt und einen Vorschlag ausgearbeitet, um den Onboarding-Prozess zu verschlanken und schrittweise zu automatisieren.

In der Folge setzte FROX einen systemgestützten und teilautomatisierten IT-Onboarding-Prozess um, der sowohl HR- und IT-Agents als auch Business Stakeholder einbindet. Zur Sicherstellung eines erfolgreichen Rollouts schulten die ServiceNow-Experten abschliessend die beteiligten Teams in der neuen Prozesshandhabung bei IT-Onboardings.